Zwrot VAT z zagranicy za 2025 rok — wniosek trzeba złożyć do 30 września

Termin złożenia wniosku o zwrot podatku VAT zapłaconego w 2025 roku w innym państwie Unii upływa 30 września 2026 roku.

Standardowy termin na przekazanie do ZMPD dokumentów niezbędnych do przygotowania wniosku upłynął 30 sierpnia 2026 r.

Jednocześnie informujemy, że w indywidualnych przypadkach istnieje jeszcze możliwość przyjęcia dokumentów przekazanych do ZMPD po tym terminie. Każdy taki przypadek będzie jednak oceniany indywidualnie, w szczególności pod kątem rodzaju oraz ilości dokumentów, a także czasu niezbędnego na ich prawidłową weryfikację i przygotowanie wniosku.

Przekazanie dokumentów po 30 sierpnia nie oznacza automatycznej możliwości ich przyjęcia. Prosimy zatem o jak najszybszy kontakt w przypadku posiadania dokumentów, które nie zostały jeszcze przekazane.

Ostateczny termin na złożenie wniosku o zwrot VAT za 2025 rok: 30 września 2026.

Poniżej: komu przysługuje zwrot, jakie koszty się kwalifikują, jakie progi obowiązują i ile trwa rozpatrzenie.

Dla przewoźnika jeżdżącego w transporcie międzynarodowym zagraniczny VAT to nie jest pozycja marginalna. Paliwo tankowane za granicą, opłaty autostradowe, naprawy w trasie, parkingi — to zakupy obciążone podatkiem, który firma zapłaciła, a którego nie odliczy w polskiej deklaracji. Odzyskuje się go osobną procedurą z dyrektywy Rady 2008/9/WE i to ona wyznacza wrześniowy termin.

Kto może złożyć wniosek

Uprawniony jest podatnik, który w okresie objętym wnioskiem nie miał w państwie zwrotu ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca jej prowadzenia, i nie dokonywał tam dostaw towarów ani świadczenia usług. Dyrektywa przewiduje od tego dwa wyjątki, oba istotne akurat dla transportu: usługi transportu i usługi pomocnicze objęte zwolnieniem oraz transakcje, w których podatek rozlicza nabywca w mechanizmie odwrotnego obciążenia. Sam fakt wykonywania przewozów na terytorium innego państwa nie odbiera więc prawa do zwrotu.

Warunek drugi dotyczy strony polskiej: firma musi w kraju siedziby wykonywać czynności dające prawo do odliczenia. Przy wyłącznie zwolnionej sprzedaży albo zwolnieniu dla małych przedsiębiorstw polski urząd zatrzyma wniosek i nie przekaże go dalej.

Jakie zakupy podlegają zwrotowi

Dyrektywa porządkuje wydatki dziesięcioma kodami, które wpisuje się przy każdej fakturze. Dla floty transportowej najczęściej pracują cztery pierwsze:

To, że dany wydatek mieści się w katalogu, nie znaczy jeszcze, że zwrot się należy w pełnej wysokości. O zakresie prawa do odliczenia rozstrzyga prawo państwa zwrotu, a nie polskie. Osobna pułapka dotyczy kodu 4: nie w każdym kraju opłata drogowa w ogóle zawiera VAT. W holenderskim systemie opłat stawka podatku od opłat drogowych wynosi zero procent, a niemieckie myto jest nieopodatkowane — z tych pozycji nie ma czego odzyskiwać, choć rachunki wyglądają jak w krajach, gdzie VAT jest naliczany. Zestawienia prowadzimy przy poszczególnych systemach w dziale opłat drogowych.

Progi kwotowe i okres objęty wnioskiem

Wniosek nie może dotyczyć okresu dłuższego niż rok kalendarzowy ani krótszego niż trzy miesiące — z jednym wyjątkiem: krótszy okres jest dopuszczalny, jeżeli obejmuje końcówkę roku. Do tego dochodzą progi kwotowe, poniżej których wniosku po prostu nie da się złożyć.

Praktyczny wniosek: jeżeli kwartalne kwoty nie przekraczają czterystu euro, wniosek składa się raz, za cały rok, i wtedy wystarczy pięćdziesiąt euro. Dyrektywa pozwala też dołączyć do wniosku rocznego faktury z tego samego roku, które nie były objęte wcześniejszymi wnioskami — to jedyna droga na dokumenty, które gdzieś się zapodziały w ciągu roku.

Gdzie i jak składa się wniosek

Wniosek składa się elektronicznie, ale nie w państwie, z którego odzyskujemy podatek. Kieruje się go do administracji państwa zwrotu, a przedkłada przez portal elektroniczny państwa siedziby — dla polskiej firmy przez polski urząd, który sprawdza status wnioskodawcy i przekazuje wniosek dalej. Państwo zwrotu może żądać wypełnienia wniosku w wybranym przez siebie języku.

Do wniosku wpisuje się dane każdej faktury osobno: dostawcę, jego numer VAT, datę i numer dokumentu, podstawę opodatkowania i kwotę podatku w walucie państwa zwrotu oraz kod rodzaju wydatku. Przy podstawie opodatkowania od 1 000 EUR — a dla faktur paliwowych już od 250 EUR — państwo zwrotu może zażądać dołączenia kopii dokumentu. I rzecz, którą łatwo przeoczyć: wniosek uznaje się za złożony dopiero wtedy, gdy zawiera komplet wymaganych informacji. Wysłanie niekompletnego formularza 29 września nie zatrzymuje biegu terminu.

Co wyklucza z procedury

Najczęstszą przyczyną odmowy jest rejestracja do VAT w państwie zwrotu. Niemiecki urząd BZSt formułuje to wprost: procedura nie dotyczy podmiotów zarejestrowanych w Niemczech dla celów VAT ani mających tam siedzibę, zarząd lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Firma w takiej sytuacji nie traci prawa do odliczenia — ale realizuje je w niemieckiej deklaracji, nie wnioskiem o zwrot.

Zwrotowi nie podlega także podatek nieprawidłowo zafakturowany według prawa państwa zwrotu ani podatek z faktur dotyczących dostaw, które powinny być zwolnione. Dokumenty warto więc przejrzeć przed złożeniem wniosku, a nie po decyzji odmownej.

Ile trwa rozpatrzenie

Terminy po stronie państwa zwrotu też są w dyrektywie i warto je znać, planując przepływy pieniężne.

Na odpowiedź na pytanie urzędu jest miesiąc. Wypłata następuje najpóźniej w 10 dni roboczych od upływu terminu na decyzję, a przy opóźnieniu nalicza się odsetki — które jednak nie przysługują, jeżeli to wnioskodawca nie odpowiedział w terminie. W skrajnym wariancie od złożenia wniosku do przelewu mija ponad osiem miesięcy.

Po 30 września

Termin z dyrektywy jest terminem materialnym: po 30 września 2026 roku prawo do zwrotu VAT za 2025 rok wygasa. Nie ma procedury przywrócenia terminu ani trybu wyjątkowego, a faktur z 2025 roku nie da się dołączyć do wniosku za rok 2026 — wniosek obejmuje wyłącznie transakcje z jednego roku kalendarzowego. Zostaje przypilnowanie kolejnego terminu i taki obieg dokumentów, żeby faktury zagraniczne nie czekały w segregatorze do września.

Od decyzji odmownej odwołujemy się do organów państwa zwrotu, na tych samych zasadach co jego właśni podatnicy. Brak decyzji w terminie oznacza tam, gdzie prawo krajowe nie przewiduje innej ścieżki, że wniosek uznano za odrzucony — milczenie urzędu też wymaga reakcji.